Счета-фактуры можно формировать как в бумажном, так и в электронном виде. Если документ готовится на бумаге, необходимо подготовить два экземпляра — один для продавца, второй для покупателя. Оба должны быть подписаны поставщиком.
Согласно п. 3 ст. 168 НК РФ, счет-фактуру необходимо передать в течение пяти дней после отгрузки товара, оказания услуги или получения аванса. Бухгалтер продавца должен занести документ в книгу продаж, а бухгалтер покупателя — в книгу покупок. Покупатель имеет право принять сумму налога к вычету при выполнении двух условий:
- получении счета-фактуры (п. 1 ст. 169 НК РФ);
- принятии на учет товаров, услуг или имущественных прав (ст. 172 НК РФ).
После завершения сделки, компании должны хранить бумажный счет-фактуру в течение пяти лет.
Работа с бумажными счетами-фактурами занимает время сотрудников на печать, доставку и хранение документов. Это может сильно затянуть процесс передачи документа контрагенту, особенно если требуется доставка счета-фактуры в другой город или регион. А хранение счетов-фактур в бумажном архиве усложняет поиск документов и несет с собой риски их потери и порчи. Избежать этого помогает переход на электронные документы.
